Składanie wniosku o kod identyfikacyjny podmiotu gospodarczego i zakładów przez operatora pierwszych punktów detalicznych.

Opis funkcjonalności przeznaczonej dla operatorów pierwszych punktów pozwalający na składanie wniosków o kody identyfikacyjne zakładów dla większych sieci handlowych.

Zgodnie z unijną dyrektywą 2014/40/UE i rozporządzeniem 2018/574 podmioty gospodarcze uczestniczące w obrocie artykułami tytoniowymi od 20.05.2019 będą zobligowane do uzyskania kodów identyfikacyjnych pozwalających na szczegółowe raportowanie zdarzeń obrotu wyrobami tytoniowymi.

Opisy systemu śledzenia wyrobów tytoniowych oraz szczegółowe wymagania i instrukcje związane z tym procesem zawarte zostały w rozporządzeniu UE 2018/574, które można znaleźć pod adresem https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R0574&from=GA.

Przed przystąpieniem do rejestracji należy szczegółowo zapoznać się z tym rozporządzeniem.

By otrzymać kod identyfikacyjny podmiotu gospodarczego i zakładu (w sensie definicji zawartej w rozporządzeniu UE 2018/574) należy złożyć odpowiednie wnioski do wybranego w danym kraju wydawcy identyfikatorów. W Polsce na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów (ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 5 kwietnia 2019 r. w sprawie wyznaczenia podmiotu wydającego identyfikatory) wydawcą identyfikatorów wybrana została PWPW S.A.

Do obsługi wniosków związanych z wydawaniem kodów identyfikacyjnych i identyfikatorów PWPW S.A. udostępnia testowo portal internetowy ID ISSUER znajdujący się pod adresem (https://idissuer.pulab.pl).

Rozporządzenie UE nie wyznacza jednoznacznie strony zobligowanej do rejestracji pierwszych punktów detalicznych, daje w tym zakresie pewną elastyczność. Wnioski te mogą składać operatorzy punktów detalicznych (czyli np. właściciele sieci handlowych) lub strona trzecia (czyli np. dystrybutorzy dostarczający produkty tytoniowe do punktów detalicznych). Strony te w myśl rozporządzenia muszą porozumieć się ze sobą i wspólnie ustalić kto dokona rejestracji.

Dokument opisuje czynności w przypadku rejestracji punktów detalicznych wykonywanych przez operatora punktów detalicznych.

By sprawnie złożyć wnioski rejestrujące całą sieć zakładów proponujemy by operator danej sieci pierwszych punktów detalicznych wyznaczył hierarchię osób odpowiedzialnych za wybrane grupy zakładów. Ten sposób podziału uporządkuje i ułatwi rejestrację wszystkich zakładów oraz zapewni odpowiedzialność konkretnych osób za obsługę przydzielonych im punktów detalicznych.

Struktura taka może być jedno lub wielopoziomowa w zależności od ilości obsługiwanych punktów detalicznych.

1. Przykład z jednym poziomem hierarchii użytkowników

Wyznaczony administrator rejestruje najpierw strukturę użytkowników, następnie utworzeni użytkownicy rejestrują zakłady.

Czynności dla administratora:

1. Zarejestrować użytkownika tworząc konto w systemie ID ISSUER (Rejestracja użytkownika). Będzie to konto służące do zarzadzania innymi użytkownikami i ich uprawnieniami. W ramach tego konta będą również widoczne wszystkie zakłady utworzone w zarejestrowanej hierarchii użytkowników, oraz wszyscy użytkownicy utworzeni w danej hierarchii organizacji.

2. Wybrać i przydzielić sobie uprawnienia do składania wniosków o kody podmiotów, zakładów oraz administracji użytkownikami (Pierwsze logowanie i wybór uprawnień).

3. Złożyć wniosek o kod identyfikacyjny dla podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Wniosek o kod podmiotu).

4. Utworzyć użytkowników podrzędnych i przydzielić im uprawnienia do rejestrowania zakładów. W ramach przydzielania uprawnień do danych przydzielić im uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 3. Podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Utworzenie użytkownika podrzędnego).

Czynności wykonywane przez użytkowników podrzędnych utworzonych przez administratora:

1. Aktywować konto, po otrzymaniu informacji o rejestracji konta (Aktywacja konta użytkownika podrzędnego).

2. Złożyć kolejno wnioski o kody identyfikacyjne zakładów, dla każdego zakładu będącego w zakresie odpowiedzialności danego użytkownika (Wniosek o kod zakładu).

2. Przykład z wieloma poziomami hierarchii użytkowników

Wyznaczony administrator rejestruje najpierw strukturę administratorów podrzędnych. Utworzeni administratorzy rejestrują kolejnych administratorów podrzędnych w stosunku do siebie. Ostatni poziom administratorów podrzędnych rejestruje użytkowników rejestrujących zakłady. Utworzeni użytkownicy rejestrują zakłady. Użytkownicy rejestrujący zakłady, mogą być tworzeni na dowolnym poziomie tej struktury w zależności od konkretnych potrzeb. Nie ma również przeciwskazań by utworzeni administratorzy też rejestrowali zakłady.

Czynności dla administratora głównego:

1. Zarejestrować użytkownika tworząc konto w systemie ID ISSUER (Rejestracja użytkownika). Będzie to konto służące do zarzadzania innymi użytkownikami i ich uprawnieniami. W ramach tego konta będą również widoczne wszystkie zakłady utworzone w zarejestrowanej hierarchii użytkowników, oraz wszyscy użytkownicy utworzeni w danej hierarchii organizacji.

2. Wybrać i przydzielić sobie uprawnienia do składania wniosków o kody podmiotów, zakładów oraz administracji użytkownikami (Pierwsze logowanie i wybór uprawnień).

3. Złożyć wniosek o kod identyfikacyjny dla podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Wniosek o kod podmiotu).

4. Utworzyć pierwszy poziom administratorów podrzędnych i przydzielić im uprawnienia do rejestrowania zakładów i administrowania użytkownikami. W ramach przydzielania uprawnień do danych przydzielić im uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 3. Podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych ( Utworzenie konta administratora podrzędnego).

5. Opcjonalnie można utworzyć również użytkowników podrzędnych i przydzielić im uprawnienia do rejestrowania zakładów. W ramach przydzielania uprawnień do danych przydzielić im należy uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 3. Podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Utworzenie użytkownika podrzędnego).

Czynności wykonywane przez administratorów podrzędnych:

1. Aktywować konto, po otrzymaniu informacji o rejestracji konta (Aktywacja konta użytkownika podrzędnego).

2. Utworzyć użytkowników podrzędnych, przydzielając im uprawnienia do rejestracji zakładów oraz zarejestrowanego podmiotu (Utworzenie użytkownika podrzędnego). W przypadku tworzenia samej struktury administratorów krok ten można pominąć i wykonać czynności kolejnego punktu.

3. Utworzyć kolejny poziom administratorów podrzędnych, przydzielając im uprawnienia do rejestracji zakładów oraz zarejestrowanego podmiotu. Administratorom należy przydzielić również uprawnienia Administracji użytkownikami (Utworzenie konta administratora podrzędnego). Krok ten można wykonać w zależności od potrzeb i planów związanych z tworzeniem hierarchii użytkowników

Czynności wykonywane przez użytkowników podrzędnych utworzonych przez administratora:

1. Aktywować konto, po otrzymaniu informacji o rejestracji konta (Aktywacja konta użytkownika podrzędnego).

2. Złożyć kolejno wnioski o kody identyfikacyjne zakładów, dla każdego zakładu będącego w zakresie odpowiedzialności danego użytkownika (Wniosek o kod zakładu).

Uwaga. Tworzenie kolejnych poziomów hierarchii użytkowników nie jest limitowane.