Najczęściej zadawane pytania - PWPW.IdIssuer.Help

POMOC ID ISSUER

Najczęściej zadawane pytania

Zmiany z 20 maja 2024

Strona aktualności Ministerstwa Finansów tutaj opisuje zmiany wchodzące w życie 20 maja 2024. Prosimy również o zapoznanie się z Rozporządzeniem UE 2018-574 tutaj definiującym pojęcia i obowiązki związane ze śledzeniem wyrobów tytoniowych oraz jego aktualizacją 2023-448 tutaj

Co zrobić w przypadku omyłkowej dwukrotnej rejestracji zakładu (lub podmiotu)?

W takiej sytuacji jeden z obiektów należy wyrejestrować. Przy obrocie wyrobami tytoniowymi trzeba zwrócić uwagę, aby - zgodnie z wymogami rozporządzenia - posługiwać się jednym kodem (aktywnego obiektu).

Zduplikowane zakłady

W przypadku zduplikowanych podmiotów system wyświetla dodatkowe okno z listą powielonych numerów NIP/VAT UE, które uproszczą wyszukiwanie i wyrejestrowywanie nadmiarowych obiektów.

Zduplikowane podmioty

Wyrejestrowanie jest opisane w odrębnej instrukcji tutaj.

Co zrobić w przypadku, gdy podczas rejestracji podmiotu wyświetli się komunikat, że w systemie istnieje już zarejestrowany podmiot o tym samym numerze NIP?

Wyświetlenie komunikatu informującego o duplikatach NIP jest jednym z kroków realizacji Rozporządzenia Wykonawczego Komisji UE 2023/448 z dnia 1 marca 2023. Zgodnie z Art. 14 ustęp 1 zmienionego Rozporządzenia UE 2018/574 istnieje obowiązek posługiwania się tylko jednym kodem podmiotu w obrocie wyrobami tytoniowymi. W przypadku gdy system wyświetla komunikat, że istnieje już zarejestrowany podmiot o tym samym numerze NIP należy zastanowić się czy rzeczywiście istnieje konieczność ponownej rejestracji tego samego podmiotu. Jeżeli nie ma takiej konieczności to należy używać kodu podmiotu wydanego podczas wcześniejszej rejestracji tego podmiotu. Jeżeli jednak istnieje konieczność zarejestrowania tego podmiotu należy wcześniej wyrejestrować podmioty o tym samym numerze NIP. Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów opublikowaną na stronie tutaj: „... odpowiedzialność za prawidłowe i aktualne dane rejestracyjne w systemie spoczywa na podmiotach prowadzących dane obiekty (na podstawie art. 16 ust. 5 Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) 2018/574 z dnia 15 grudnia 2017 r. w sprawie norm technicznych dotyczących ustanowienia i funkcjonowania systemu identyfikowalności wyrobów tytoniowych).” W przypadku gdy dojdzie do wielokrotnej rejestracji danego podmiotu przez różne strony trzecie to zgodnie z powyższą interpretacją wybór jednego kodu należy do podmiotu prowadzącego dany obiekt. Pozostałe kody należy wyrejestrować składając w systemie ID ISSUER wniosek o wyrejestrowanie podmiotu

Dla kogo przeznaczone są identyfikatory opakowań jednostkowych i zbiorczych

Identyfikatory opakowań jednostkowych będą umieszczane na etapie produkcji wyrobów tytoniowych. W związku z czym o te identyfikatory występować będą wyłącznie producenci wyrobów tytoniowych. Identyfikatory opakowań zbiorczych będą służyły do oznaczania zbiorczych opakowań oraz partii towaru w dystrybucji, o kody te mogą występować producenci oraz inne podmioty zajmujące się dystrybucją wyrobów tytoniowych. Aby móc występować o uzyskanie tych identyfikatorów należy podpisać z PWPW umowę na odpłatne świadczenie takich usług oraz posiadać odpowiednie uprawnienia w systemie.

Nie prowadzę już obrotu wyrobami tytoniowymi, a otrzymuję maile o niepoprawnym adresie.

Osoby które zakończyły działalność gospodarczą związaną z obrotem wyrobami tytoniowymi mogą wyrejestrować posiadane Podmioty Gospodarcze i Zakłady (w przypadku producentów również Maszyny). Wyrejestrowanie jest opisane w odrębnej instrukcji tutaj.

Otrzymuję maile o weryfikacji typu zakładu.

Ministerstwo Finansów zidentyfikowało w systemie Track&Trace znaczącą liczbę podmiotów, których punkty sprzedaży detalicznej (sklepy, kioski itp.) lub magazyny zostały błędnie zarejestrowane jako „miejsce produkcji z magazynem” zamiast „punkt detaliczny” albo „niezależny magazyn”.
Zakłady można wyszukać filtrując je według typu

Wyszukiwanie zakładów

Jeżeli wyszukiwanie zwróci wyniki prosimy o edycję zakładu zgodnie z instrukcją Edycji zakładu.
Zachęcamy również do zapoznania się z informacjami na stronie MF tutaj

Co zrobić w przypadku przeniesienia działalności do nowej siedziby?

Istniejący w starej siedzibie zakład (punkt detaliczny, magazyn, zakład produkcyjny) należy wyrejestrować a następnie zarejestrować nowy zakład z nowym adresem. Zakłady z adresem w starym formacie należy aktualizować do nowego formatu przed wyrejestrowaniem. Instukcja dostępna tutaj

Zmiana adresu

Rozporządzenie Unii Europejskiej wymaga zmiany formy wszystkich wpisanych adresów.

Komunikat informujący o konieczności zmiany adresu

Dodatkowo na listach podmiotów i zakładów obiekty wymagające zmiany są oznaczone kolorem

Oznaczenie konieczności zmiany adresu

Zmiana danych (w tym adresu) podmiotu jest opisana w odrębnej instrukcji Edycja podmiotu.
Zmiana danych (w tym adresu) zakładu jest opisana w odrębnej instrukcji Edycja zakładu.

W jaki sposób mogę zweryfikować czy dane adresowe podmiotu i/lub zakładu zostały zmodyfikowane?

Aby zweryfikować aktualność danych adresowych należy użyć funkcjonalności „Weryfikuj adres”. Weryfikacji kodu można dokonać z poziomu zalogowanego użytkownika tutaj. Link jest również widoczny po zalogowaniu w stopce strony (WERYFIKUJ ADRES). Po wpisaniu istniejącego kodu podmiotu lub zakładu zostanie wyświetlony komunikat informujący czy dane adresowe zostały zaktualizowane. Funkcjonalność dostępna jest również z poziomu interfejsu API.

W jaki sposób mogę pobrać potwierdzenie rejestracji?

Potwierdzenie dokonania rejestracji zostanie wygenerowane oraz wysłane w postaci pliku .pdf wraz z mailem informującym o udanej rejestracji. W przypadku gdy zajdzie potrzeba ponownego pobrania takiego powiadomienia należy wejść w szczegóły Podmiotu lub Zakładu oraz skorzystać z funkcji "Pobierz potwierdzenie".

Pobierz potwierdzenie rejestracji

Potwierdzenie można także pobrać z poziomu listy Podmiotów lub Zakładów, należy w kolumnie "Akcje" wybrać opcję „Pobierz potwierdzenie”.

Pobierz potwierdzenie rejestracji

Czy mogę sprawdzić poprawność otrzymanego kodu?

Weryfikacji kodu można dokonać z poziomu zalogowanego użytkownika tutaj.
Link jest również widoczny po zalogowaniu w stopce strony (WERYFIKUJ KOD).
Informacje jakie możemy uzyskać to:

Czy obiekt jest zarejestrowany w systemie
Rodzaj obiektu
Czy obiekt jest aktywny

Konto zostało zablokowane z powodu zbyt dużej liczby prób wpisania niewłaściwego hasła

W takim przypadku użytkownik powinien skorzystać z opcji resetu hasła dostępnej tutaj
Opcja jest także widoczna na stronie logowania pod odnośnikiem Zapomniałeś hasła?
.

Po rejestracji nie udaje się zalogować

Prawdopodobnie użytkownik nie skorzystał z linku aktywacyjnego a ten wygasł. W takim przypadku użytkownik powinien skorzystać z opcji resetu hasła, procedura została opisana w punkcie wyżej.

Po rejestracji nie widać opcji zarejestrowania podmiotu/zakładu

Użytkownik nie nadał sobie uprawnień do funckjonalności z których chce skorzystać. Aby to zrobić należy na stronie głównej po zalogowaniu wejść w kafelek „DOSTĘP DO USŁUG” a tam zaznaczyć:

Obsługa podmiotów gospodarczych – dla uzyskania możliwości rejestracji podmiotu
Obsługa zakładów – dla uzyskania możliwości rejestracji zakładu

Najczęściej użytkownikowi potrzebne będą oba te uprawnienia.

W jaki sposób przekazać plik zawierający listę kontrahentów do rejestracji w systemie

Nie ma możliwości importu pliku z danymi do systemu. System ID Issuer jest dostępny na dwa sposoby:

Poprzez stronę ID ISSUER
Poprzez interfejs API – w trybie automatycznym bezpośrednio pomiędzy systemami. W takim przypadku konieczne będzie przygotowanie zmian w Państwa istniejącym systemie lub zbudowanie dedykowanego systemu do komunikacji z ID Issuerem.

Gdzie mogę znaleźć dokumentację do systemu i/lub interfejsu API

Dokumentacja oraz instrukcje dostępne są na stronie Pomocy: POMOC ID ISSUER

Z jakich znaków powinno się składać hasło

Hasło musi posiadać minimum 8 znaków oraz posiadać co najmniej jeden znak z każdego wymienionego zbioru: cyfr (0-9), małych liter (a-z), wielkich liter (A-Z), znaków specjalnych (;,!).

Czy czytnik kodów odczyta nowy kod nadrukowany na produkcie tytoniowym?

W sprawie czytników prosimy kontaktować się z Ministerstwem Finansów. https://www.podatki.gov.pl/akcyza/system-sledzenia-wyrobow-tytoniowych-track-trace/aktualnosci/

Czy powinienenm się rejestrować w systemie ID Issuer?

Każdy uczestnik systemu obrotu wyrobami tytoniowymi musi się zarejestrować w systemie ID Issuer na mocy niżej wymienionych rozporządzeń. Pomocne w rejestracji będą instrukcje zawarte w zakładce 'Pomoc' na stronie POMOC ID ISSUER Ponadto proponujemy zapoznać się z rozporządzeniem UE 2018-574 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R0574&from=GA definiującym pojęcia i obowiązki związane ze śledzeniem wyrobów tytoniowych. Ewentualnie zalecamy zapoznanie się z informacjami na stronie MF: https://www.podatki.gov.pl/akcyza/system-sledzenia-wyrobow-tytoniowych-track-trace/ oraz z dokumentem https://www.podatki.gov.pl/media/4533/faq-track-and-trace-01042019.pdf

Czy muszę rejestrować podmiot i zakład w systemie ID Issuer?

Polecamy zapoznać się z punktem 3 dokumentu umieszczonego na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/media/4533/faq-track-and-trace-01042019.pdf Pozwoli to zrozumieć pojęcia oraz podjąć decyzję o właściwej rezerwacji. W celu kompleksowego rozpoznania zagadnień należy zapoznać się z rozporządzeniem UE 2018-574 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R0574&from=GA definiującym pojęcia i obowiązki związane ze śledzeniem wyrobów tytoniowych.

Jak wypełnić wniosek o kod podmiotu

Na formularzu wniosku należy wypełnić wszystkie pola zgodnie z opisem rozporządzenia UE 2018/574, ZAŁĄCZNIK II Rozdział II Sekcja 1. Punkt 1.1 Wniosek o kod identyfikacyjny podmiotu gospodarczego. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R0574&from=GA Więcej można znaleźć w szczegółowej instrukcji Wniosek o kod podmiotu

Jak wypełnić wniosek o kod zakładu

Na formularzu wniosku należy wypełnić wszystkie pola zgodnie z opisem rozporządzenia UE 2018/574, ZAŁĄCZNIK II Rozdział II Sekcja 1. Punkt 1.4 Wniosek o kod identyfikacyjny zakładu. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R0574&from=GA Więcej można znaleźć w szczegółowej instrukcji Wniosek o kod zakładu

Co oznacza komunikat błędu podczas wypełniania formularza 'Błąd walidacji pola ISO 8859-15. Uzupełnij pole nie używając znaków diakrytycznych.'

Komunikat taki zostanie wygenerowany gdy w danym polu zostaną użyte niewłaściwe znaki. W formularzach nie należy umieszczać znaków charakterystycznych dla danego języka (np. ó, ż).

Po rejstracji podmiotu/zakładu nie otrzymałem(am) wiadomości e-mail z potwierdzeniem rejestracji.

Proszę sprawdzić inne foldery w skrzynce pocztowej (spam, powiadomienia, inne). Należy zaznaczyć, że przetwarzanie wniosków może potrwać do 24 godzin od momentu złożenia.

Pomyliłem(am) się podczas wypełniania danych na wniosku. Co mogę zrobić?

Należy skorzystać z opcji edycji danych podmiotu/zakładu w celu wprowadzenia poprawek.

W szczególnych wypadkach można również skorzystać z opcji wyrejestrowania podmiotu/zakładu. Dane podmiotu/zakładu dalej będą widniały w systemie ale zmieni się ich status na 'nieaktywne'.

Należę do sieci handlowej, która zarejestrowała prowadzony przeze mnie punkt.

Zgodnie z przepisami prawa, możliwe jest aby punkt sprzedaży został zarejestrowany w systemie ID Issuer przez sieć handlową w ramach której ten punkt działa. W takim przypadku na adres mailowy punktu sprzedaży wpłynie potwierdzenie rejestracji w systemie ID Issuer. Sieć handlowa powinna poinformować swoich partnerów o fakcie rejestracji. W razie jakichkolwiek wątpliwości (np. co do poprawności danych) należy skontaktować się z przedstawicielem sieci handlowej w celu uzyskania wyjaśnień.

Gdzie mogę zdobyć informację o strukturze kodów jednostkowych?

Struktura kodów przez nas generowanych została opisana w dokumencie, który można znaleźć w sekcji Struktura identyfikatorów